ANWENDUNGSGESTALTUNG

Workflow planen
Bevor Sie die passenden Mailfunktionen für eine Workflow-Anwendung auswählen, sollten Sie einen sorgfältigen Plan für den eigentlichen Workflow anlegen. Sie könnten beispielsweise eine Workflow-Anwendung implementieren, indem Sie Informationen in einer zentralen, gemeinsam genutzten Datenbank sammeln und diese Informationen anschließend per E-Mail an die entsprechenden Benutzer verteilen. Alternativ könnten Sie eine Workflow-Anwendung implementieren, die Dokumente automatisch von einem Benutzer zu einem anderen senden, damit dieser die Prüfung des Dokuments vornehmen kann.

Zentrale, gemeinsam genutzte Datenbanken

Benutzer, die in einer gemeinsam genutzten Datenbank arbeiten, können Dokumente direkt in der Datenbank erstellen und bearbeiten. Remotebenutzer müssen sich in die Serverdatenbank einwählen, um an dem Informationsaustausch teilnehmen zu können. Entwickler können automatische Benachrichtigungen per E-Mail implementieren, um Benutzer auf bestimmte Dokumente hinzuweisen. Die automatischen E-Mail-Benachrichtigungen können in Masken oder Agenten integriert werden. Die Benachrichtigungen enthalten oft Dokumentlinks zum vereinfachten Arbeitsablauf. Um Remotebenutzern die Arbeit zu erleichtern, können Sie anstelle eines Links zum Dokument eine Kopie des Dokuments in die Benachrichtigung einfügen. Für Webbenutzer nehmen Sie einen URL-Link in die E-Mailbenachrichtigung auf.

Durch das Verwenden von zentralen, gemeinsam genutzten Datenbanken werden die Netzwerkressourcen am wenigsten belastet und es wird Speicherplatz auf dem Server gespart. Außerdem sehen die Benutzer die jeweiligen Überarbeitungskommentare der anderen Benutzer (wenn die Maske entsprechend eingerichtet ist). Der Nachteil beim Verwenden von zentralen, gemeinsam genutzten Datenbanken ist, dass Benutzer Netzwerkzugriff oder Remote-Zugriff über ein Modem benötigen.

Individuell genutzte Maildatenbanken

Wenn Benutzer in einzelnen Maildatenbanken arbeiten, können sie Dokumente erstellen und beantworten und sie anschließend an andere Benutzer oder an eine zentrale Mail-In-Datenbank weiterleiten. Automatisierte, einfach zu bedienende Masken, die in Dokumenten gespeichert sind, sind typische Beispiele für solche Anwendungen. Wenn Sie einzelne Mailnachrichten schicken, erhöhen Sie natürlich den Speicherbedarf, da die Maske im Dokument gespeichert wird.

Das Verwenden einzelner Maildatenbanken erleichtert die Arbeit für Remotebenutzer, weil sie nur auf die Maildatenbank anstatt auf die Mail- und eine Remote-Datenbank zugreifen müssen. Der Nachteil beim Verwenden einzelner Maildatenbanken ist, dass der Workflow-Prozess längere Zeit in Anspruch nehmen kann, weil die Arbeit sequentiell erledigt wird. Außerdem kann die Replizierung aufgrund der Dokumentgröße mehr Zeit in Anspruch nehmen. Benutzer mit standortunabhängigem Zugriff sollten die Replizierung oder die Verwendung der IBM® Lotus® Domino(TM)-Off-Line Services (DOLS) in Erwägung ziehen.

Siehe auch